1. General information

When you visit our websites, some data is automatically collected and used. Due to the nature of the Internet, this data has to be processed on a large number of servers before your request arrives on our web server; it is therefore possible that data is collected and used in “third countries” (e.g. the USA). Our company has no influence on this process. Besides these inevitable technical processes, the provider of this website does not transmit any personal data to countries that are not subject to the EU Data Protection Directive.

2. Retrieval of information from the website

The following data is collected and used in your interest for the delivery of websites (“surfing”). It is saved in the form of log files for a limited time and may be used to analyse possible technical problems:

3. Cookies

These are small text files that are stored on your hard disk by your browser. We only use so-called session cookies. These serve to establish a clear connection between you and our Internet presence. Only a random number is stored for this purpose. The cookie is removed automatically when you close your browser.

4. Using the contact form

If you use the contact form, your entries will be forwarded to our company by e-mail. Transmission of both the form and the e-mail are encrypted. Even if it were technically possible to assign your IP address to the e-mail address given in the contact form, we would not merge the data in this way. In addition to the above data, the following data is collected and used:

5. Handling of personal data in recruitment

When you apply to meetingmasters.de for a position in our team, we store and process the data we receive from you by e-mail or by post (the legal basis for the admissibility of processing it is therefore section 26 of the German Data Protection Act (BDSG), “Data processing for employment purposes”).

The following data is processed:

The details are received by:

Data subjects are:

We erase your data as soon as it is no longer required for the above-mentioned purposes, unless storage continues to be necessary. When you are hired, for instance, we store your data in your personnel file. If your application is interesting, but there is no possibility of employment at the time of application, we will store your data in an applicant pool after obtaining your consent. We do not store data beyond the statutory or other legal storage obligations.

Your data will not be transferred to a third country.

We will, of course, provide you with information about the personal data stored on you by meetingmasters.de at any time at the address below. We will be happy to rectify any personal data which in your opinion is outdated or inaccurate.

You have a right to withdraw your consent (if this is relevant to the processing described here). The withdrawal of consent is only valid for the future.

You have the right to erasure of your data when the data is no longer required, when there are no (longer) legal grounds for processing, you have objected within your rights, the data has been unlawfully processed, or the data has to be erased for compliance with a legal obligation. You have the right to have the processing of your data “restricted” if you dispute the accuracy of the data, the processing is unlawful and you oppose erasure, the data is no longer required by us, or if you still need the data, however, for legal reasons.

In certain circumstances, you have the right to oppose processing if there are reasons for this arising from your particular situation. For our part, we will consider whether we have compelling reasons that justify the processing of your data.

You have the right to receive your data provided that the processing is based on a contract, you provided this data yourself, or the processing is carried out by automated means. In the event these conditions are met, you can also request that we forward the data to a recipient of your choice.

Furthermore, you may contact a data protection supervisory authority. The contact details for the authority responsible for us can be found under Legal Information on this website.

6. The Internet presence is accessible in encrypted form

All data traffic is SSL encrypted. Thus only the name of the requested page is transmitted unencrypted over the Internet. All other data is encrypted.

7. Search functions on the website

The keyword search in the footer of the website is not saved.

In order for your search for service providers (hotel search, location search, MICE supplier search) to be successful, we store and process the data entered in the web form. There is no assignment to the user.

8. Website analysis

We compile web statistics to improve service quality, and for marketing and optimisation purposes. For this, we use special analysis software (https://www.awstats.org/). Your data is stored anonymously.

9. Google Analytics (this service only runs in the MICE portal and not in the MICE tool)

This website uses Google Analytics, a service provided by Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA) to analyse website usage by users. The service uses “cookies” – text files which are stored on your end device. The information collected by the cookies is usually sent to a Google server in the USA and stored there.

IP anonymisation is used on this website. The IP address of users within the member states of the EU and the European Economic Area is truncated. This truncation eliminates any personal reference to your IP address. Under the order data processing agreement concluded between the website operators and Google Inc., Google uses the information collected to evaluate the use of the website and website activity, and to provide services related to Internet use.

You may prevent the storage of cookies on your device by selecting the appropriate browser settings. There is no guarantee that you will be able to use the full functionality of this website if your browser does not allow cookies.

Furthermore, you can use a browser plug-in to prevent the information collected by cookies (including your IP address) from being sent to Google Inc. and used by Google Inc. This link will take you to the corresponding plug-in: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en

Further information on how Google Inc. uses your data can be found here: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=en

10. Links

This data protection policy does not extend to your use of external links offered within our Internet pages. When we provide links, we endeavour to ensure that they also comply with our data protection and security standards. However, we have no influence on the compliance with data protection and security regulations of other providers. You should therefore seek information about the data protection policies of other providers on their respective websites.

11. Contact details

If you have any questions or comments on the subject of data protection, please contact datenschutz@meetingmasters.de.
For further contact details, see the imprint.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Voraussetzung für die Nutzung des MICE-Tools moreDirect ist der Besitz eines persönlichen Benutzeraccounts, für dessen Erstellung die folgenden Daten erhoben und verarbeitet werden:

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Für Mitarbeiter von Unternehmen, die eine Rahmenvereinbarung mit meetingmasters.de abgeschlossen haben: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist notwendig, um unserer Verpflichtung zur Vertragserfüllung nachzukommen (gemäß Art. 6 (1) f DS-GVO).

Für sonstige Nutzer: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (gemäß Art. 6 (1) a DS-GVO). Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigtes Interesse von uns oder Dritten zu wahren. Dies kann der Fall sein,

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

5. Datenübermittlung an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden elektronisch erfasst, gespeichert und verarbeitet. Damit Ihre Suchanfrage (Hotelsuche, Location-Suche, MICE-Dienstleister-Suche) erfolgreich sein kann und die Speicherung von Anfrage- und Merklisten funktioniert, speichern wir die Daten, die Sie im Suchformular eingeben.

Die Übermittlung einer Anfrage erfolgt zunächst anonym an die ausgewählten Leistungserbringer (Hotels, Locations, andere MICE-Dienstleister). Personenbezogene Daten werden erst übermittelt und verarbeitet, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist. Es sei denn, zwischen dem Anfragenden und dem Hotel besteht ein Rahmenvertrag. meetingmasters.de stellt sicher, dass sie im Rahmen der Erfüllung des Vermittlungsvertrages keine Handlungen vornimmt, die gegen bestehende Datenschutzbestimmungen verstoßen.

6. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn volle Jahre.

7. Cookies

Für den Login nutzen wir so genannte „Remember-me“-Cookies. Diese werden durch das Setzen des Häkchens im Login-Prozess aktiviert, so dass wir Ihren Login beim nächsten Besuch wiederherstellen können. Diese Cookies werden 14 Tage gespeichert.

8. Webseitenanalyse

Zur Verbesserung der Servicequalität sowie zu Marketing- und Optimierungszwecken erstellen wir Webstatistiken. Dazu setzen wir eine selbst entwickelte Analyse-Technologie ein. Dabei werden Ihre Daten anonymisiert gespeichert, so dass keine Zuordnung zur Identität des Nutzers erfolgen kann.

9. Betroffenenrechte

Selbstverständlich geben wir Ihnen unter der o.g. Adresse jederzeit Auskunft über Ihre bei meetingmasters.de gespeicherten persönlichen Daten. Aus Ihrer Sicht veraltete oder unrichtige persönliche Daten berichtigen wir gerne.

Sie haben ein Recht auf Widerruf von Einwilligungen (sofern dies für die hier beschriebene Verarbeitung relevant ist). Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.

Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern die Daten nicht mehr notwendig sind, es keine Rechtsgrundlage (mehr) dafür gibt, Sie zu Recht widersprochen haben, die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, oder die Löschung gesetzlich geboten ist. Sie haben das Recht auf eine "Sperrung" Ihrer Daten, sofern Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, oder Sie die Daten aber wegen Rechtsansprüchen noch benötigen.

Sie haben unter Umständen das Recht der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Unserseits wird abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben.

Im Falle von Werbung haben Sie jederzeit das Recht, zu widersprechen.

Sie haben ein Recht auf Aushändigung Ihrer Daten, sofern die Rechtsgrundlage auf einem Vertrag beruht, Sie diese Daten eigenhändig zur Verfügung gestellt haben oder die Daten automatisiert verarbeitet werden. Falls diese Voraussetzungen gegeben sind, so können Sie auch verlangen, dass wir die Daten an einen Empfänger Ihrer Wahl weitergeben.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Behörde lauten:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Prof. Dr. Dieter Kugelmann
Hintere Bleiche 34
D - 55116 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 208-2449
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497
Webseite:www.datenschutz.rlp.de
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; unsere sehr kompetente betriebliche Datenschutzbeauftragte kümmert sich viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden.